Bạn đang cân nhắc sử dụng phần mềm ERP để quản lý doanh nghiệp của mình? Hãy cùng tìm hiểu thêm về ERP là gì trong bài viết dưới đây.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến tất cả các yếu tố quan trọng mà bạn cần xem xét – trước khi quyết định có nên triển khai ERP trong doanh nghiệp của mình hay không và bằng cách nào?
Phần mềm ERP là gì?
ERP là gì? (viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Phần mềm ERP hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ tất cả trong một, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các phân hệ của một gói phần mềm duy nhất, giúp tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan. nguồn lực doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động kết hợp và chéo giữa các bộ phận, nghiệp vụ như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Quản lý dự án)
- Quản trị nhân sự
- Quản lý dịch vụ (Quản lý dịch vụ)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế
- Báo cáo quản lý
Một số phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm giải pháp liên kết các phân hệ cố định với các thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, máy quét mã vạch, máy tính cầm tay…
Tính năng của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là gì?
Để phân biệt nó với Các giải pháp quản lý doanh nghiệp khác Phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính như sau:
- ERP là hệ thống quản lý doanh nghiệp tích hợp. Mọi thành viên trong doanh nghiệp (từ người quản lý đến nhân viên), các khâu, bộ phận chức năng đều được xâu chuỗi thành một quy trình sản xuất kinh doanh có trật tự.
- ERP là hệ thống phần mềm hỗ trợ, không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức lao động con người.
- ERP là hệ thống quản lý vận hành theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên có nhiệm vụ cụ thể cần được xác định trước với các quy định thống nhất và chặt chẽ; Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập theo tuần, tháng, năm.
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng hoạt động, trao đổi và cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cá nhân hoạt động đơn lẻ.
Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Bởi vì tất cả quy trình làm việc được thực hiện trên ERP, nên bạn có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “khai thác dữ liệu” – phân tích dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau để giúp đưa ra các quyết định kinh doanh.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quản trị Marketing
ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn sẽ có sự chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được hợp nhất tại một nơi – một phiên bản duy nhất cho tất cả các phòng ban và cơ sở. Khi một con số nào đó bị thay đổi, mọi thông tin liên quan sẽ tự động được tính toán và hiển thị lại cho khớp, giúp hạn chế những tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp lớn, phức tạp không cần đợi đến cuối tháng, cuối quý để tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào bạn muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số cuối cùng trên dòng dữ liệu ERP.
ERP giúp tăng tốc quy trình làm việc
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, giống như một mạng phức tạp. Tốc độ quy trình làm việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: liệu có xác định được đúng nơi để di chuyển dữ liệu hay không và những trở ngại nào gặp phải trong quá trình di chuyển.
Rõ ràng việc chuyển tài liệu giấy cho một nhân viên nào đó không thể phù hợp với tốc độ của tài liệu điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ hóa với hệ thống ERP sẽ đến tay thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các nút thắt cổ chai và thu hẹp khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc quy trình làm việc của doanh nghiệp.
ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập liệu
Thực tế không ít lần doanh nghiệp gặp rắc rối do nhầm lẫn dữ liệu khi qua các phòng ban làm việc khác nhau. Chẳng hạn, số “14” viết tay trong ô rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi đánh máy biến khách hàng “Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”. Những sai phạm như vậy ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp, giảm tính minh bạch, thậm chí gây mất đoàn kết nội bộ giữa các nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập một lần bởi người đầu tiên và sau đó được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất kỳ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều có quyền truy cập dữ liệu gốc này chứ không phải bản sao “ba bản”.
ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ tinh gọn giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của các bút toán cần kiểm tra cũng như nhân viên có liên quan đến các bút toán đó.
Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu hóa. Nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện thống nhất của ERP là có thể nắm được toàn bộ kết quả công việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như sáng nay nhân viên đó bán sản phẩm gì, doanh thu bao nhiêu. làm?
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để giao cho nhân viên những công việc phù hợp với sở trường của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
ERP giúp tạo mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP thường tích hợp giao tiếp nội bộ giữa những người dùng cùng hệ thống. Đó là một cuộc trò chuyện riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế của một mạng xã hội nội bộ thực tế.
ERP phù hợp với doanh nghiệp nào?
Phần mềm quản lý ERP ra đời nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề khác nhau trong quản lý và vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được đánh giá là có nhiều khả năng hưởng lợi nhất từ việc thực hiện.
Theo báo cáo ERP của Tập đoàn tư vấn Panorama (Mỹ), sản xuất vẫn là ngành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm ERP (32%). Tiếp theo là Dịch vụ & Công nghệ thông tin, Dịch vụ tài chính cũng chiếm tỷ trọng cao, lần lượt là 18% và 17%.
Dưới đây là tổng hợp một số chuyên ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:
- Công nghiệp chế tạo cơ khí
- Ngành sản xuất – bao bì
- ngành thép
- Ngành phân phối và bán lẻ
- Ngành xây dựng – bất động sản
- Ngành vật liệu xây dựng – nội thất
- Công nghiệp khai khoáng – khoáng sản
- Ngành vận tải và hậu cần
- Công nghiệp dược phẩm và thực phẩm
- Dịch vụ thương mại
- …
Lưu ý khi triển khai ERP là gì?
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều khi triển khai ERP:
Lập kế hoạch chuẩn bị về chi phí, nguồn lực, thời gian trước khi thực hiện
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cẩn thận về chi phí, nguồn lực và thời gian trước khi bắt tay vào triển khai hệ thống ERP, lý do là vì:
- ERP tốn rất nhiều chi phí để triển khai:
Theo Báo cáo ERP 2022 từ Panorama, tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp cỡ trung bình dao động từ 150.000 USD đến 750.000 USD. Mức chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty (số người dùng, số phòng ban, số địa điểm, v.v.), loại giải pháp (dành riêng cho ngành và tùy chỉnh, hay giải pháp chung). và tính linh hoạt), các tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi tác vụ, v.v.).
Với chi phí đó, bạn sẽ sở hữu một gói hệ thống tích hợp tất cả các phân hệ của ERP. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng tất cả các phân hệ đó, ERP cũng không cho phép doanh nghiệp tách rời từng ứng dụng để phục vụ cho các giai đoạn công việc khác nhau.
- ERP mất nhiều thời gian triển khai:
Cũng trong Báo cáo ERP 2022 từ Panorama, thời gian triển khai hệ thống ERP sẽ từ 2 đến 5 năm. Việc kéo dài thời gian triển khai đến từ nhiều nguyên nhân như: ERP cần thử nghiệm và cải tiến nhiều lần trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp cần trang bị hạ tầng mạng đến từng ngõ ngách nhỏ nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi triển khai ERP, nhân viên mất nhiều thời gian để thích nghi với hệ thống mới,…
Thời gian triển khai ERP kéo dài có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thiện có thể trở nên lỗi thời, không còn phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Ngoài ra, thời gian triển khai kéo dài cũng dẫn đến tăng chi phí và tiêu hao nguồn lực của doanh nghiệp.
Cảnh giác với những rủi ro tiềm ẩn của ERP
Mặc dù ERP giúp tăng tính chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, công đoạn; Tuy nhiên, việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật. Cụ thể, chỉ cần khâu nào có vấn đề thì một khâu làm việc sẽ bị ách tắc, kéo theo cả quá trình phía sau bị đình trệ. Hoặc nếu doanh nghiệp đưa một quy trình chưa được chuẩn hóa thì khi đưa lên thành một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài sẽ gây ra những tổn thất lớn cho doanh nghiệp
Lý do là trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, quản lý kế hoạch và sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một luồng dữ liệu. Điều này cũng có nghĩa là một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đưa lên ERP có thể biến thành lỗi quy mô lớn
Lập kế hoạch thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống. Lý do là vì ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi, nâng cấp sau khi ERP đã được đưa vào sử dụng cần được hạn chế hết mức có thể, cụ thể:
- Việc thay đổi ERP sau khi đã ra mắt sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí như hệ thống mới.
- Nếu không được nghiên cứu cẩn thận, những thay đổi được đưa vào cấu trúc của ERP có thể xung đột với phần còn lại của hệ thống, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là làm tê liệt toàn bộ hệ thống.
- Việc thay đổi ERP sau khi ra mắt sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm dừng.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi, nâng cấp hệ thống quản lý vận hành để đáp ứng các công việc như:
- Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được hết các nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp
- Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, ví dụ: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, chuyển sang kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mới,…
Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng song song ERP cũ và các phần mềm hỗ trợ – được xem là phương án an toàn và tiết kiệm thời gian. thêm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Hạn chế khi triển khai phần mềm ERP
Vai trò của ERP trong quản lý và điều hành doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Nó giúp doanh nghiệp tăng độ chính xác trong công việc, tối ưu hóa quy trình quản lý và từng khâu trong gia công phần mềm, v.v.
Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm ERP vẫn còn một số hạn chế nhất định như:
Chi phí đầu tư lớn
Chi phí triển khai hệ thống ERP là khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài chi phí triển khai, chi phí bản quyền, chi phí cho mỗi người dùng và chi phí bảo trì hàng năm, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm phần cứng phù hợp với từng nền tảng, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị. di động tương thích.
Thời gian triển khai giải pháp ERP còn lâu
Thông thường, để triển khai một dự án ERP thành công, đơn vị triển khai cần phải mất nhiều thời gian. Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp, thời gian hoàn thiện hệ thống ERP có thể mất từ 6 tháng đến 1 năm.
Phương pháp kết hợp ERP và phần mềm hỗ trợ
Tại Việt Nam hiện nay, một số doanh nghiệp cũng đã và đang sử dụng song song các phần mềm chuyên dụng hỗ trợ ERP và đạt được những hiệu quả nhất định. Một trong số đó có thể kể đến Boston Pharma – nhà sản xuất dược phẩm hàng đầu Việt Nam với 200 sản phẩm là thuốc và thực phẩm chức năng, cung cấp cho người dùng 1 tỷ đơn vị sản phẩm mỗi năm.
>>> Có thể bạn quan tâm: Môi trường Marketing
Phần mềm ERP hiện tại
Phần mềm ERP nước ngoài
Hiện nay các phần mềm ERP nước ngoài nổi tiếng thế giới đã vào Việt Nam dưới tên gọi tư vấn ERP và triển khai bởi đối tác Việt Nam. Phần mềm ERP nước ngoài có nhiều ưu điểm nhưng vẫn còn nhiều hạn chế khi triển khai tại thị trường Việt Nam. Hiểu rõ những vấn đề này giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với yêu cầu quản lý của mình.
Lợi thế
- Được cung cấp bởi đơn vị công nghệ giàu kinh nghiệm và đã được ứng dụng thành công tại nhiều tập đoàn lớn trên thế giới.
- giải pháp ERP của các nhóm công nghệ nêu trên đều có quy trình chuẩn quốc tế, người dùng tuân thủ đầy đủ và thực hiện công việc theo quy trình đã có trên hệ thống.
Khuyết điểm
- Khó khăn trong việc tương thích và liên thông với hệ thống kế toán Việt Nam: TRONG phần mềm ERP thì phân hệ Kế toán – Tài chính là đầu mối trung tâm của dữ liệu. Tuy nhiên, phần mềm quản lý ERP của nước ngoài tuân thủ theo chế độ, quy định kế toán nước ngoài nên không tương thích với chế độ kế toán thuế của Việt Nam, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí, v.v.
Để có thể triển khai, nhiều đơn vị sẽ phải mua thêm một phần mềm kế toán khác để thực hiện các báo cáo theo quy định. Điều này làm mất đi tính toàn vẹn, khả năng kiểm soát và tính hoàn chỉnh của hệ thống ERP. Vì vậy, nếu doanh nghiệp Việt muốn sử dụng hiệu quả phân hệ Kế toán – Tài chính trong hệ thống ERP nước ngoài cần đảm bảo các yêu cầu về nguồn lực tài chính, cơ cấu – quy trình, trình độ. nhân viên.
- Chi phí triển khai các giải pháp nước ngoài cao: Chi phí phần mềm ERP nước ngoài rất cao. Ngoài chi phí triển khai, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí cho các dịch vụ đi kèm như: Tư vấn; Chi phí tái cấu trúc doanh nghiệp theo quy trình chuẩn; Chi phí bảo trì và sửa đổi; Chi phí thêm người dùng mới cũng rất lớn.
- Khả năng tùy biến và mở rộng: Đối với phần mềm nước ngoài, hệ thống lõi gốc từ nhà cung cấp được xây dựng theo một quy trình chuẩn quốc tế. Khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam thì tính tương thích thấp, khả năng tùy biến kém. Vì vậy, để đáp ứng hệ thống, đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tái cấu trúc, có đội ngũ kỹ thuật hệ thống và thay đổi quy trình vận hành.
Phần mềm ERP Việt Nam
Hệ thống ERP của Việt Nam được xây dựng dựa trên các quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể “may đo” để tùy chỉnh các chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Hiện nhiều công ty công nghệ Việt Nam cũng bắt đầu chú trọng nghiên cứu và phát triển phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nhằm tối ưu hóa nhu cầu của doanh nghiệp trong nước. Mỗi phần mềm sẽ có những ưu điểm riêng nên việc So sánh phần mềm ERP luôn được quan tâm. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP trên thị trường Việt Nam đều có những điểm chung sau:
Lợi thế
- Hệ thống biểu mẫu báo cáo tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Khả năng tùy biến cao, đáp ứng mọi yêu cầu quản lý tổng thể và bài toán đa ngành;…
- Chi phí triển khai thấp hơn so với hệ thống ERP nước ngoài.
Khuyết điểm
- Tính chuẩn hóa chưa cao: So với phần mềm ngoại, nhiều đơn vị triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam chưa có sự kết nối với quy trình vận hành tại doanh nghiệp. Trong khi đó, quy trình vận hành chưa được chuẩn hóa. Vì vậy, khi triển khai, người dùng sẽ gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến việc phải sửa đổi hệ thống thường xuyên.
- Nhiều phần mềm mới chỉ được phát triển và mở rộng so với phần mềm kế toán: Nhiều phần mềm Việt Nam chưa đạt tiêu chuẩn của phần mềm ERP, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý trên quy mô tổng thể doanh nghiệp, khả năng tùy biến còn hạn chế. Nhiều hệ thống ERP của Việt Nam chỉ nhỉnh hơn một chút so với phần mềm kế toán. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn đơn vị uy tín để triển khai giải pháp ERP.
Từ năm 2019 đến nay, công ty đã ứng dụng ERP để quản lý sản xuất, tài chính, bán hàng và nền tảng Base.vn để quản lý điều hành nội bộ:
“Sự kết hợp giữa Base và phần mềm ERP được coi là sự kết hợp hoàn hảo, cả hai đều có lợi ích giúp điều phối công việc giữa các bộ phận. Trong khi ERP hỗ trợ quản trị dữ liệu tiêu chuẩn thì Base phù hợp với các quy trình quản trị có thể tùy chỉnh hơn.
Với ERP, các phòng ban vận hành theo quy trình chuẩn, nền tảng dữ liệu chuẩn, dữ liệu kế thừa từ các phòng ban nên đảm bảo tính đồng bộ. Tuy nhiên, cấu trúc của ERP gần như cố định, khó điều chỉnh trong trường hợp cần thiết do ảnh hưởng của việc đồng bộ hệ thống. Còn với Base, phần mềm Base giúp quản lý các quy trình tùy biến hơn. Khi có nhu cầu tạo ra các quy trình mới, điều chỉnh các quy trình hiện có cho phù hợp với tình hình hiện có, nhân viên có thể chủ động sáng tạo mà không cần phải hiểu biết quá sâu về công nghệ.
Base giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngoài ra, các giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp được thể hiện trực quan trên phần mềm, giúp người quản trị dễ dàng phát hiện các nút thắt để khai thông, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động ổn định.
Đến nay, việc áp dụng Base đã mang lại cho Boston Pharma nhiều hiệu quả nhất định, chẳng hạn đến cuối năm 2021, khi bộ phận kinh doanh và kế toán chốt hợp đồng, số lượng triển khai sẽ tăng gấp đôi so với cuối năm. của năm 2021. với năm 2020 trong một khoảng thời gian ngắn hơn.” – Bà Trịnh Thị Thúy Liễu, Giám đốc Tài chính Boston Pharma.
Tuy ERP không thể bao quát hết các vấn đề doanh nghiệp gặp phải những sự hỗ trợ các tính năng từ phần mềm của Base sẽ là nút cộng hoàn hảo, giúp doanh nghiệp vận hành toàn diện và hiệu quả hơn. .
Lấy ví dụ về đề nghị mua nguyên vật liệu trong sản xuất:
Hệ thống ERP có các luồng phê duyệt cố định cho các đơn đặt hàng lớn và định kỳ đối với nguyên liệu thô từ nhà sản xuất. Tuy nhiên, trong quá trình đó, đôi khi sẽ phát sinh thêm các đơn hàng nhỏ: mua thêm vật tư, thiết bị bảo hộ,… Nếu các chi phí nhỏ này được xử lý trên quy trình cố định của ERP thì phải trải qua nhiều lượt. trình duyệt không cần thiết, dẫn đến tốn thời gian.
Với những đơn hàng đột xuất cần phê duyệt nhanh, hoặc giá trị đơn hàng không lớn và không quá quan trọng, doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Request để hệ thống ERP hỗ trợ. Ứng dụng quản lý phê duyệt Base Request sẽ giúp doanh nghiệp:
- Dễ dàng tạo đề xuất với tên vật liệu cần mua, số lượng, chi phí, thời hạn yêu cầu, người tạo đề xuất, người phê duyệt đề xuất.
- Hệ thống ngay lập tức thông báo người có thẩm quyền phê duyệt đề xuất, việc phê duyệt chỉ cần một cú nhấp chuột.
- Các thông tin về các lần phê duyệt cũng được lưu trữ và sắp xếp khoa học trên hệ thống phục vụ cho mục đích báo cáo và kiểm tra.
Ví dụ về bộ phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp:
Hiện tại, ERP chỉ ghi nhận nhà cung cấp cuối cùng ở bước đề xuất mua hàng. Các hoạt động trước đây như: định lượng khối lượng công việc và trạng thái đơn hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán với nhà cung cấp thường không có trên hệ thống; vì các hoạt động này đòi hỏi tính linh hoạt và khó áp dụng vào một quy trình cố định.
Với các quy trình có tính tùy biến cao, đòi hỏi sự linh hoạt, doanh nghiệp có thể lựa chọn Base Workflow để hỗ trợ hệ thống ERP. Ứng dụng quản lý quy trình Base Workflow sẽ giúp doanh nghiệp:
- Linh hoạt tạo quy trình xử lý trên hệ thống với thông tin chi tiết: công việc, người thực hiện, deadline.
- Loại bỏ thời gian chết giữa các bước trong quy trình, đẩy nhanh tốc độ hoàn thành quy trình với các bước công việc được thể hiện trong các chuỗi có thời hạn cụ thể.
- Hệ thống tự động thông báo khi đến hạn của từng bước trong quy trình, giúp người quản lý có biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo tiến độ chung.
Tóm lại, phương pháp kết hợp giữa hệ thống ERP và một số phần mềm hỗ trợ của Base sẽ là một gợi ý cho các doanh nghiệp đang cần một hệ thống quản lý vận hành toàn diện, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu; vừa linh hoạt thay đổi trước những tùy chỉnh, nâng cấp phát sinh.
Trong khi ERP giúp giải quyết từ A đến Z các vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp thì phần mềm Base sẽ giải quyết các vấn đề con từ vấn đề cốt lõi và các vấn đề phát sinh trong tương lai. Từ đó đưa ra phương pháp giúp doanh nghiệp bao quát mọi vấn đề của mình.
Giá hệ thống ERP
Trên thực tế, không có con số cụ thể về chi phí thực hiện hệ thống ERP là bao nhiêu. ITG xin liệt kê một số yếu tố quan trọng quyết định chi phí triển khai hệ thống ERP.
- Chi phí tư vấn:Chi phí doanh nghiệp phải trả cho nhà tư vấn giải pháp ERP
- Chọn đơn vị triển khai:Giá thành của phần mềm ERP phần lớn do đơn vị triển khai quyết định. Nhà cung cấp phần mềm ERP càng cũ thì chi phí sẽ càng cao. Khi chọn nhà cung cấp phần mềm nước ngoài, chi phí triển khai các giải pháp này sẽ từ vài triệu USD.
- Trong khi đó, chi phí cho nhà cung cấp phần mềm trong nước chỉ bằng 1/10 so với chi phí triển khai phần mềm ERP nước ngoài. Doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc khi lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP nhằm tránh tình trạng phải dừng dự án do không đủ kinh phí để tiếp tục triển khai.
- Quy mô doanh nghiệp và số lượng người sử dụng phần mềm: Chi phí triển khai ERP cao hay thấp sẽ khác nhau dựa trên quy mô của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng người dùng phần mềm tăng lên thì các vấn đề phức tạp hơn sẽ được nhà phát triển giải quyết để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.
Tìm hiểu các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí ERP sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì doanh nghiệp của mình phải chi trả cho việc ứng dụng giải pháp ERP. Hơn nữa, nó cung cấp cho bạn kiến thức để đánh giá cẩn thận các ước tính giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến việc thực hiện.hệ thống ERP.
Để triển khai thành công ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?
Thiết lập một nhóm dự án nội bộ với các thành viên phù hợp
Ứng dụng hệ thống ERP sẽ tác động đến tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do doanh nghiệp cần thành lập một nhóm dự án nội bộ, để phối hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất là các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:
Project Manager: Là thành viên của ban quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Người quản lý dự án là người trực tiếp quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. .
Ngoài ra, vai trò của người quản lý dự án là: lên kế hoạch các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi và xử lý các vấn đề, đảm bảo tiến độ dự án.
Dưới project manager là nhóm Key user: thường là những người trong bộ phận quản lý các bộ phận như sản xuất, kinh doanh, tài chính, kỹ thuật… Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ làm việc cùng nhau. Phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.
Lập kế hoạch và đặt mục tiêu rõ ràng
Trước khi có ý định triển khai ERP, cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần tính toán và lập ngân sách khi triển khai ERP, cân nhắc lựa chọn thời điểm triển khai hợp lý nhất. Một kế hoạch tiến độ dự án là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ, điều phối các nguồn lực để đảm bảo dự án đúng tiến độ.
Chọn đúng nhà cung cấp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước triển khai giải pháp ERP, để có thể lựa chọn được nhà cung cấp triển khai tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, doanh nghiệp cần dành thời gian tìm hiểu, xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị một danh sách các yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng của hai bên.
Chuẩn bị cho những thay đổi và nâng cấp trong tương lai.
ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi, nâng cấp ứng dụng này sau khi đã triển khai cần hạn chế vì sẽ tốn thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung đột với hệ thống đã xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp hoặc có những thay đổi mới về quản lý, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm ERP. Phần mềm quản lý ERP.
Vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế và triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch cho những thay đổi và nâng cấp trong tương lai.
Quy trình triển khai giải pháp ERP
Theo ITG, quá trình thực hiện hệ thống ERP có thể kết hợp mô hình Thác nước (Waterfall) và mô hình Agile. Cụ thể, quy trình thực hiện công nghệ ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu bài toán nghiệp vụ đến phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra sản phẩm (Test), triển khai, đào tạo và cuối cùng là quy trình bảo hànhsản phẩm.
Doanh nghiệp có thể tương tác với nhà phát triển phần mềm trong suốt quá trình triển khai dự án. Tại ITG, quy trình triển khai phần mềm ERP theo 6 bước:
- Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp
Đội ngũ BA sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, tìm hiểu nhu cầu, vấn đề và yêu cầu của từng bộ phận.
- Bước 2: Phân tích và thiết kế hệ thống ERP
Sau quá trình khảo sát là quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này, nhóm BA sẽ viết tài liệu URD (Tài liệu yêu cầu người dùng). Văn bản này sẽ được đội dự án của hai bên ký kết trước khi gửi cho bộ phận thiết kế và lập trình hệ thống.
- Bước 3: Lập trình hệ thống
Dựa trên tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu mô tả từ URD. Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp
- Bước 4: Chạy thử hệ thống ERP
Sau khi nhóm lập trình hoàn thiện các chức năng, nhóm kiểm thử hệ thống (Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm lỗi. Khi không còn sai sót, phần mềm sẽ được chuyển giao cho khách hàng.
- Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)
Sau khi hoàn thành việc lập trình Hệ thống ERP (Hệ thống ERP), nhà cung cấp phần mềm sẽ cử nhân sự đào tạo key user và nhập dữ liệu để vận hành hệ thống. Mặc dù phần mềm ERP đã được nhà cung cấp chạy thử từ trước nhưng trong thực tế vận hành sẽ giúp hai bên dễ dàng đánh giá hiệu quả và phát hiện những điểm cần điều chỉnh kịp thời. .
Để việc triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, các nhà quản lý cần liên tục theo dõi, kiểm tra chất lượng và hiệu quả của giải pháp công nghệ này trong thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể đưa ra những điều chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu và yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Bước 6: Nghiệm thu phần mềm ERP
Sau thời gian Go-Live (thường là 1-2 tháng), nếu quá trình không gặp vấn đề gì, đơn vị phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu dự án.
Kết luận.
ERP là một hệ thống mạnh mẽ và luôn là lựa chọn hàng đầu cho các bài toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như bất kỳ hệ thống nào khác, ERP cũng có những điểm chưa hoàn hảo, đòi hỏi doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phải có giải pháp khắc phục kịp thời, để quá trình vận hành được hoàn thiện hơn, suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất. Hy vọng những chia sẻ từ bài viết trên đã mang đến những thông tin hữu ích về hệ thống ERP là gì cho bạn và doanh nghiệp của mình!
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tại:
- Địa Chỉ: Tầng 5, Tòa nhà 97 – 99 Láng Hạ, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
- SĐT: 0869092929
- Website: https://meeycrm.com/
- Email: [email protected]
