Thuật ngữ quản lý dự án phần mềm đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Trước tác động của sự thay đổi của nền kinh tế thị trường, nhất là sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức. Các nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao đang phải “đau đầu” vì muốn tìm ra hướng đi đúng đắn giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trên thị trường.
Lúc này, vai trò của quản lý dự án phần mềm được đánh giá tuyệt đối, khi vận mệnh “sống còn” của doanh nghiệp nằm trong mọi bước đi và kế hoạch của họ. Lợi thế cạnh tranh tốt nhất và nhanh nhất lúc này là ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi hoạt động kinh doanh. Cùng Meey CRM tham khảo bài viết dưới đây để có cái nhìn chính xác về vị trí quản lý này nhé!
Quản lý dự án phần mềm là gì?
Quản lý dự án phần mềm là thuật ngữ dùng cho các vị trí công việc hoặc hoạt động bao gồm các công việc như: lập kế hoạch; phân bổ nguồn lực; quản lý chiến lược, rủi ro, dòng tiền; giao dự án; nghiệm thu, bàn giao các sản phẩm liên quan đến công nghệ phần mềm.
Một câu hỏi được đặt ra: “Tại sao cần phải quản lý một dự án phần mềm?” Như chúng ta đã thấy, sau đại dịch Covid-19, nền kinh tế toàn cầu chứng kiến làn sóng biến động mạnh mẽ, tác động không nhỏ đến thói quen tiêu dùng của khách hàng.
Vai trò của công nghệ thông tin trong nền kinh tế mới này đặc biệt quan trọng. Nếu doanh nghiệp sở hữu những phần mềm công nghệ hữu ích, có tính ứng dụng cao sẽ nâng cao lợi thế cạnh tranh, tạo ra sự khác biệt để doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường.
Xem thêm:
Công việc của người quản lý dự án phần mềm là gì?
Vì vậy, cụ thể các công việc quản lý dự án phần mềm là gì? Ở vị trí này, người đảm nhiệm cần hiểu rõ những nhiệm vụ, hạng mục mà mình sẽ phải thực hiện nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Đầu tiên, người phụ trách cần có hiểu biết tốt về công nghệ thông tin, am hiểu phần mềm công nghệ cao, có cách tiếp cận hợp lý, kết hợp với kỹ năng mềm và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành xuất sắc mục tiêu.
Do tính chất công việc quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp nên các nhiệm vụ mà người quản lý dự án phần mềm đảm nhận cũng rất đa dạng và đòi hỏi chuyên môn cao:
– Tiếp nhận thông tin, xử lý dữ liệu, phân tích yêu cầu đưa ra giải pháp cải tiến hệ thống.
– Đặt mục tiêu tổng thể của dự án và chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động từ đầu đến cuối.
– Quản lý nguồn lực để phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng dự án.
– Quản lý các thủ tục hành chính và hồ sơ bảo mật liên quan.
– Báo cáo kết quả hoạt động sau mỗi chu kỳ để kiểm soát, đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc. Lấy đó làm cơ sở báo cáo kết quả cuối cùng, nghiệm thu bàn giao cho khách hàng.
– Xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để linh hoạt ứng biến với từng dự án khác nhau của doanh nghiệp.
Xem thêm:
Các mục trên, nhà quản lý dự án phần mềm không phải tự thực hiện mà có thể phân bổ nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần có kế hoạch kiểm tra, giám sát chặt chẽ để công việc được hoàn thành theo đúng mục tiêu ban đầu.
Quy trình quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Như mọi khi, để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, chúng ta cần tuân theo một quy trình chính xác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, phát hiện lỗ hổng và khắc phục kịp thời, hạn chế thiệt hại quá lớn.
Đối với các dự án phần mềm, thời gian thực hiện linh hoạt và đa dạng. Tùy vào tính chất của từng dự án mà doanh nghiệp sẽ triển khai trong thời gian ngắn hay dài. Quy trình quản lý dự án nhìn chung sẽ bao gồm các bước sau:
BẮT ĐẦU DỰ ÁN
Sau khi tiếp nhận thông tin, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thảo luận để đưa ra mục tiêu tổng thể cho dự án và mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục công việc. Người quản lý cũng cần phân bổ công việc đồng đều cho từng bộ phận để dự án đạt được hiệu quả như mong muốn.
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN
Giai đoạn lập kế hoạch rất quan trọng, đây là lúc nhà quản lý vận dụng các kỹ năng và kinh nghiệm của mình để thiết lập và điều chỉnh các mục tiêu phù hợp trong từng thời kỳ. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần có những kế hoạch phù hợp để đạt được mục tiêu đề ra.
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
Sau khi thiết lập mục tiêu, triển khai kế hoạch và phân bổ nguồn lực hợp lý, các bộ phận liên quan bắt đầu triển khai công việc theo kế hoạch.
Trong quá trình thực hiện, nhà quản lý cần theo dõi, giám sát thường xuyên để có những đánh giá trực quan và điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề xảy ra. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần tạo động lực để nhân viên nâng cao hiệu quả hoàn thành công việc đúng tiến độ.
KINH NGHIỆM NGHIỆM THU CÔNG TRÌNH, BÀN GIAO SẢN PHẨM CHO KHÁCH HÀNG
Bước cuối cùng trong quy trình quản lý dự án phần mềm là nghiệm thu và bàn giao cho khách hàng. Công việc lúc này là rà soát lại toàn bộ thông tin, số liệu thống kê trong từng giai đoạn, kiểm định chất lượng thực tế và so sánh với mục tiêu ban đầu để xác định mức độ hoàn thành.
Lập báo cáo đánh giá kết quả, giao cho bộ phận bàn giao và chăm sóc khách hàng.
Mô hình quản lý dự án phần mềm hiệu quả
Agile, Scrum, DevOps, Waterfall là những phương pháp phổ biến trong quản lý dự án. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh của nó, nhưng điểm chung của tất cả chúng là mục tiêu của chúng là giúp bạn quản lý dự án của mình hiệu quả nhất có thể.
Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về 4 phương pháp phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất trong quản lý dự án.
Mô hình Agile
Quản lý dự án phần mềm có những đặc thù riêng nên quy trình triển khai công việc cũng khác nhau. Hiện nay, các lĩnh vực công nghệ đã sớm áp dụng phương thức quản lý riêng cho từng dự án. Theo đó, mô hình được sử dụng phổ biến nhất là Agile.
Mô hình Agile hoạt động theo phương thức chia dự án lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và thực hiện lặp đi lặp lại trong thời gian ngắn cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ chung. Mô hình này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc điều chỉnh công việc nếu có thay đổi.
Mô hình Agile đã trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến trong môi trường làm việc hiện đại, giúp hoàn thành công việc với nhiều hạng mục phức tạp. Theo đó, mô hình Agile chia nhỏ nhiệm vụ để dễ dàng kiểm soát, theo dõi và quản lý rủi ro trong từng giai đoạn. Từ đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế được những tổn thất quá lớn đối với kết quả chung của dự án.
SCRUM
Scrum có thể được coi là một khuôn khổ trong quản lý dự án nhanh và hiệu quả. Scrum là một quy trình nhanh rất phổ biến trong phát triển phần mềm và phát triển sản phẩm. Nó cũng là một framework có thể dễ dàng áp dụng cho nhiều loại dự án. Với scrum, sẽ có những lần chạy nước rút kéo dài từ 2 đến 4 tuần.
Các nhóm sử dụng loại phương pháp quản lý dự án này được dẫn dắt bởi một Scrum Master trong mỗi lần chạy nước rút.
Hiệu suất của nhóm được xem xét vào cuối mỗi lần chạy nước rút, cho phép các nhóm thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước lần chạy nước rút tiếp theo.
Cách tiếp cận này rất phù hợp với các nhóm coi trọng sự cải tiến liên tục, vì nó cung cấp cấu trúc đánh giá và phản hồi tuyệt vời vào cuối mỗi lần chạy nước rút.
DevOps
DevOps là một cách tiếp cận kết hợp giữa phát triển phần mềm và công nghệ thông tin. DevOps hướng đến vòng đời phát triển ngắn hơn và chất lượng phần mềm cao. Nó cũng sử dụng nhiều nguyên tắc nhanh nhẹn.
DevOps ưu tiên phát triển và triển khai nhanh chóng cùng với đảm bảo chất lượng. Hợp tác mạnh mẽ và giao tiếp thường xuyên giữa các bên liên quan là rất khuyến khích.
Các nhóm thích DevOps làm như vậy vì các lợi ích như chu kỳ phát triển ngắn hơn, giảm lỗi và ổn định môi trường, trong số những lợi ích khác.
WATERFALL
Phương pháp thác nước cũng có thể coi là ‘lối cũ’, ít lặp đi lặp lại.
Ý tưởng là chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ trong dự án thành các chuỗi tuyến tính. Mỗi giai đoạn phụ thuộc vào sản phẩm được sản xuất ở giai đoạn trước. Nó giống như toán học theo cách mà nó chỉ xây dựng trên bất cứ điều gì đã được thực hiện trước đó.
Sau đó, nó tiến triển qua tất cả các giai đoạn của dự án theo một hướng từ điểm bắt đầu nên phương pháp này được gọi là “mô hình thác nước”.
Theo cách tiếp cận truyền thống này, mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu. Các giai đoạn điển hình của quản lý dự án thác nước là: Yêu cầu → Phân tích → Giai đoạn thiết kế → Thực hiện → Thử nghiệm → Triển khai → Bảo trì.
Như bạn có thể thấy, dự án di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo khi nó tiến triển, giống như một thác nước.
Tuy nhiên, do tính chất tuyến tính của phương pháp này, nó trở nên phức tạp khi xảy ra lỗi hoặc khi cần phải xem lại giai đoạn trước đó.
Vì lý do này, phương pháp Thác nước chỉ được khuyến nghị cho các dự án có mục tiêu cuối cùng được xác định rõ ràng, không thay đổi.
Kỳ vọng của các bên liên quan cũng phải được cố định và dự án nói chung phải có thể dự đoán được và nhất quán.
Làm thế nào để quản lý một dự án phần mềm thành công?
Theo Forbes, có tám cách để quản lý các dự án phần mềm một cách hiệu quả. Những mẹo này bao gồm:
– Loại bỏ công việc không phát triển ra khỏi nhóm của bạn để họ có thể tập trung vào sản phẩm;
– Tạo động lực cho nhóm của bạn bằng cách chia sẻ những câu chuyện thành công của người khác;
– Tránh mọi thay đổi đối với nhiệm vụ sau khi được giao;
– Cố gắng bám sát kế hoạch (cho đến khi cần thay đổi);
– Khuyến khích tổ chức theo hình thức tự tổ chức;
– Hợp lý hóa năng suất thông qua ủy quyền hiệu quả;
– Làm quen với nhóm của bạn và xây dựng các mối quan hệ;
– Chia nhỏ kế hoạch và phân công công việc cụ thể hàng ngày.
Công cụ quản lý dự án phần mềm
Rủi ro và sự không chắc chắn nhân lên với quy mô của dự án, ngay cả khi dự án được phát triển theo các phương pháp đã định. Vì vậy, cần có một công cụ giám sát và kiểm soát rủi ro cho các dự án phần mềm:
BIỂU ĐỒ GANTT
Biểu đồ Gantt được phát minh bởi Henry Gantt (1917). Nó đại diện cho lịch trình của dự án đối với các khoảng thời gian. Nó là một biểu đồ thanh ngang với các thanh biểu thị các hoạt động và thời gian dự kiến cho các hoạt động của dự án.
Sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT (Đánh giá Chương trình & Kỹ thuật) là một công cụ mô tả một dự án dưới dạng sơ đồ mạng. Nó có khả năng biểu diễn đồ họa các sự kiện chính của dự án một cách song song và liên tiếp. Các sự kiện xảy ra nối tiếp nhau thể hiện sự phụ thuộc của sự kiện sau vào sự kiện trước.
Các sự kiện được hiển thị dưới dạng các nút được đánh số. Chúng được kết nối bằng các mũi tên có nhãn mô tả chuỗi nhiệm vụ trong dự án.
Kỹ năng cần thiết cho công việc quản lý dự án phần mềm
Vì đây là lĩnh vực có nhiều đặc thù, thiên về kiến thức chuyên ngành nên các nhà quản lý cần nắm rõ tất cả các thuật ngữ chuyên ngành để vận dụng hiệu quả vào công việc. Bên cạnh đó, nếu nhà quản trị có những kỹ năng sau thì chắc chắn sẽ có bệ phóng vững chắc để đảm nhận vị trí này một cách tốt nhất.
KĨ NĂNG CÔNG NGHỆ
Thậm chí, họ sẽ khó mang đến những kiến thức bổ ích, sáng tạo để đội nhóm phát triển hơn. Điều này có thể dẫn đến sự tự ti trong giao tiếp giữa người quản lý và các bên liên quan, khiến hiệu quả công việc bị ảnh hưởng đáng kể.
KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO – YẾU TỐ QUAN TRỌNG ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ
Nhà quản lý có kỹ năng lãnh đạo là người có thể vạch ra những phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ chính xác giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Họ là những người có tầm nhìn chiến lược, có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy đội ngũ phát huy hơn nữa khả năng của mình.
KĨ NĂNG GIAO TIẾP
Kỹ năng giao tiếp có vẻ như là một điều cơ bản, nhưng hầu hết chúng ta mất rất nhiều thời gian để phát triển và cải thiện. Để đạt được kỹ năng giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý cần dành thời gian học hỏi và có chiến lược giao tiếp linh hoạt cho từng dự án khác nhau.
Giao tiếp hiệu quả sẽ tạo được thiện cảm ban đầu cho đối tác, từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh sau này “cùng ngôn ngữ”. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả ở đây là nhà quản lý biết cách lắng nghe và truyền tải đúng thông điệp, đúng thời điểm và đúng đối tượng.
KỸ NĂNG QUẢN TRỊ RỦI RO
Đây là kỹ năng rất cần thiết mà mỗi nhà lãnh đạo cần phải có để giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại về tài chính, con người,… nhà quản lý nhận thức được các rủi ro nhưng cũng cần đưa ra chiến lược, phương án xử lý phù hợp.
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
Lập kế hoạch là một bước quan trọng trong mọi dự án. Đây là nền tảng để triển khai, thực hiện nhiệm vụ và đánh giá hiệu quả công việc. Nếu người quản lý dự án phần mềm biết cách xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, thông minh, phù hợp với nguồn lực thì chắc chắn sẽ đạt được mục tiêu đề ra.
Lời kết
Tóm lại, quản lý dự án phần mềm nói chung hay quản lý dự án công nghệ thông tin nói riêng đều là những vị trí quan trọng đối với các doanh nghiệp. Người quản lý dự án phần mềm tài ba là người có đầy đủ tố chất của một nhà lãnh đạo và nắm rõ kiến thức chuyên môn để có thể lèo lái doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tại:
- Địa Chỉ: Tầng 5, Tòa nhà 97 – 99 Láng Hạ, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
- SĐT: 0869092929
- Website: https://meeycrm.com/
- Email: contact@meeyland.com
