Bạn đang tìm phần mềm trên máy tính giúp quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp cho bạn TOP 9 phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí tốt nhất hiện nay.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản
Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản là xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức trong thời đại 4.0
Nếu được áp dụng hiệu quả, ứng dụng này sẽ mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực như:
- Hỗ trợ chuyển đổi mô hình văn phòng sang văn phòng điện tử. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí lập, vận chuyển, lưu trữ và xử lý chứng từ. Ngoài ra, toàn bộ tài liệu được lưu trữ tập trung trên Internet nên người dùng không mất nhiều công sức tìm kiếm, theo dõi.
- Giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm văn phòng phẩm, máy móc, công cụ in ấn văn bản, tài liệu.
- Tiết kiệm tối đa nguồn nhân lực cho công việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Nâng cao hiệu quả công việc do toàn bộ văn bản đi, văn bản đi, văn bản nội bộ đều được lưu trữ và quản lý trên hệ thống chung. Người dùng có thể truy cập, tìm kiếm các thông tin, dữ liệu cần thiết bằng cách tra cứu từ khóa trên phần mềm mọi lúc, mọi nơi.
- Phần mềm quản lý văn bản còn tích hợp nhiều tiện ích văn phòng hỗ trợ tối đa công việc của doanh nghiệp như trao đổi thông tin, sắp xếp công việc, thống kê, báo cáo…
- Toàn bộ tài liệu, dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm quản lý một cách an toàn và bảo mật. Chỉ những người dùng có tài khoản và được cấp trên ủy quyền mới được phép truy cập và thao tác trên ứng dụng.
Xem thêm:
Danh sách phần mềm quản lý văn bản tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý văn bản DocEye
Phần mềm quản lý tài liệu DocEye có đầy đủ các tính năng hữu ích từ cơ bản đến nâng cao dành cho doanh nghiệp. DocEye giúp doanh nghiệp quản lý tốt các văn bản, giấy tờ, công văn, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tăng hiệu quả công việc.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản này:
- Xác định và phân loại cụ thể từng nguồn thông tin tài liệu.
- Tìm kiếm và chia sẻ tài nguyên không giới hạn, rất dễ dàng và nhanh chóng.
- Thông tin tài liệu được bảo vệ tốt bằng cách sử dụng cơ chế phân quyền cho từng người dùng riêng lẻ.
- Các file tài liệu cá nhân được phép đồng bộ cùng thư mục và chia sẻ với kho tài liệu chung của công ty
Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT
Phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT là hệ thống quản lý văn bản được cung cấp bởi công ty công nghệ VNPT. Phần mềm này được thiết kế với rất nhiều tính năng hữu ích, cùng với đó là thao tác sử dụng dễ dàng. Do đó, có khá nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn trang bị phần mềm này tại văn phòng của mình.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản iOffice VNPT có thể kể đến như sau:
- Sắp xếp công việc cá nhân và báo cáo công việc kịp thời, nhanh chóng.
- Tương tác đa chiều để mọi nhân viên trong tổ chức dễ dàng chia sẻ, trao đổi và phản hồi thông tin.
- Ban Giám đốc dễ quản lý, sắp xếp lịch họp và nắm bắt đầy đủ thông tin để ra quyết định chính xác.
- Thông tin được lưu trữ trên một website duy nhất, có thể dễ dàng tìm kiếm và quản lý trên máy tính, điện thoại thông minh hay máy tính bảng,…
Xem thêm:
Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice
CloudOffice là ứng dụng quản lý văn bản được thiết kế khoa học với các chức năng hữu ích hỗ trợ quản lý văn bản, trao đổi thông tin và quản lý công việc. Đặc biệt, người dùng có thể giám sát và điều hành công việc từ xa thông qua kết nối Internet.
Hãy cùng tìm hiểu một số tính năng nổi bật trong phần mềm quản lý văn bản CloudOffice ngay dưới đây:
- Phân loại tài liệu theo chủ đề, phù hợp với mọi phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tính năng bình luận dưới văn bản, tài liệu.
- Ban Giám đốc được duyệt và xử lý hồ sơ đối với từng cá nhân, đơn vị cụ thể.
- Hỗ trợ các module riêng lẻ giúp người dùng có thể tùy chỉnh và tạo ra những tính năng riêng phù hợp với mình nhất.
Phần mềm quản lý văn bản Excel
Phần mềm quản lý văn bản Excel là công cụ được nhiều cơ quan, doanh nghiệp sử dụng hiện nay để quản lý các văn bản, giấy tờ, tài liệu quan trọng. Đây là một giải pháp khá hữu ích để thay thế cách lưu trữ tài liệu truyền thống.
Một số ưu điểm của công cụ Excel:
- Lưu trữ dữ liệu khoa học, tiện lợi.
- Hỗ trợ thống kê đầy đủ chứng từ tại doanh nghiệp.
- Tất cả nhân viên có thể tải xuống tệp Excel để xem.
- Có nhiều tính năng và tác vụ hỗ trợ tạo danh bạ chi tiết, toàn diện, không trùng lặp.
Tuy nhiên, công cụ này cũng có một số hạn chế như:
- Công cụ Excel đòi hỏi người làm phải có kiến thức sâu rộng và hiểu rõ về các hàm, công thức để có thể tạo ra một file cơ bản và dễ hiểu.
- Nếu lượng chữ quá lớn, nhập thủ công vào file Excel dễ bị sai sót, nhầm lẫn
- Dữ liệu trong file Excel sẽ không có tính bảo mật cao, dễ bị rò rỉ ra bên ngoài.
- Việc tạo một sổ quản lý tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý văn bản Codedao
Mặc dù nhiều công nghệ đã ra đời nhưng hiện nay có khá nhiều tổ chức vẫn lưu trữ giấy tờ, tài liệu dưới dạng văn bản giấy. Cách lưu trữ truyền thống này gây khó khăn cho việc tìm kiếm, mất nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, phần mềm quản lý tài liệu offline Codedao ra đời giúp giải quyết vấn đề này với độ bảo mật và độ chính xác cao hơn rất nhiều.
Tính năng nổi bật nhất là phần mềm quản lý văn bản inOffline bao gồm:
- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng với mọi người..
- Cho phép tra cứu lịch sử thông tin nhanh chóng..
- Hỗ trợ theo dõi và xử lý kịp thời, chính xác các loại văn bản, giấy tờ.
- Các tệp đính kèm của tất cả các tài liệu đều được mã hóa nên cực kỳ an toàn.
- Dữ liệu có thể được sao lưu và phục hồi dễ dàng.
- Cho phép tìm kiếm văn bản, tài liệu dựa trên các dữ liệu như: Loại văn bản, Ngày ban hành, Nơi ban hành, Ký hiệu, Nội dung tóm tắt,…
Phần mềm quản lý văn bản C-Office
Phần mềm quản lý văn bản trực tuyến C-Office là giải pháp email cho mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Quy trình quản lý và điều hành với C-Office được số hóa và tự động hóa hoàn toàn, mang lại hiệu quả công việc cao.
Dưới đây sẽ tóm tắt các tính năng quan trọng có trong phần mềm C-Office:
- Quản lý công việc, nhắc nhở và thông báo hoàn thành qua Email.
- Quản lý toàn bộ tài liệu hiện hành hoặc số hóa trên hệ thống lưu trữ, từ đó cho phép dễ dàng quản lý, cập nhật, khai thác và tra cứu thông tin,…
- Quản lý thư viện tài liệu cho tổ chức bao gồm tài liệu về quy trình, hướng dẫn, tài liệu dùng chung, biểu mẫu, quy định, chính sách,…
- Phân quyền giúp cấp trên có thể gửi thông báo thuận tiện cho nhân viên.
Phần mềm quản lý văn bản Faceworks
Faceworks được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý tài liệu với nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp giải quyết các vấn đề như thất lạc tài liệu giấy, khó thống kê lưu trữ, tìm kiếm tài liệu lâu,…
Phần mềm quản lý văn bản và thư từ Faceworks có các tính năng như:
- Lưu trữ dữ liệu và thông tin an toàn với số lượng không giới hạn.
- Văn bản đến và văn bản đi được cập nhật liên tục theo thời gian.
- Quản lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khoa học theo thời gian và từng nhóm công việc.
- Truy cập và tìm kiếm dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng với nhiều tiêu chí.
Phần mềm quản lý văn bản DMS Lạc Việt
Phần mềm quản lý văn bản DMS Lạc Việt được thiết kế với chức năng quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ cho các cơ quan, doanh nghiệp. Tùy theo từng khâu công việc mà phần mềm sẽ hỗ trợ các phân hệ tương ứng như khai thác, tra cứu, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, báo cáo thống kê,…
Dưới đây là một số tính năng của phần mềm này:
- Giao diện phần mềm với thiết kế đơn giản, dễ sử dụng.
- Quản lý hồ sơ lưu trữ tại nhiều kho bao gồm kho tạm thời, kho chuyên dùng,…
- Được trang bị hai tính năng tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao, tệp được tìm kiếm có thể được xuất sang Excel.
- Dễ dàng thu thập, chỉnh sửa, bảo quản, tra cứu và thực hiện các báo cáo thống kê.
Phần mềm quản lý văn bản EFY
EFY là phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc cho phép hỗ trợ công tác quản lý công việc tại văn phòng cực kỳ hiệu quả. Phần mềm này cho phép xử lý các công việc điển hình như xử lý văn bản đi, đến, lưu trữ hồ sơ công việc. EFY được đánh giá là khá phù hợp với khối cơ quan, doanh nghiệp nhà nước.
Các tính năng nổi bật của phần mềm EFY bao gồm:
- Giao diện được thiết kế đơn giản, chương trình thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng.
- Người dùng được phép gửi tài liệu hoặc thông báo cho nhiều người khác.
- Hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác như thu thập, tra cứu, khai thác, biên tập, bảo quản và báo cáo thống kê dữ liệu.
- Tài liệu, dữ liệu được lưu trữ với số lượng lớn nhưng vẫn rất tập trung và bảo mật cao.
Lời kết
Như vậy, phần mềm quản lý văn bản đến chính là chìa khóa thành công của một doanh nghiệp tổ chức. Để tiết kiệm đến 50% thời gian cũng như nâng cao hiệu quả công việc thì việc lựa chọn một phần mềm phù hợp là một hướng phát triển đúng đắn.
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tại:
- Địa Chỉ: Tầng 5, Tòa nhà 97 – 99 Láng Hạ, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
- SĐT: 0869092929
- Website: https://meeycrm.com/
- Email: contact@meeyland.com
