Đời sống được cải thiện, nhu cầu di chuyển của người dân bằng ô tô vì thế cũng được nâng lên. Bởi vậy, việc thuê xe ô tô vì mục đích thương mại lẫn cá nhân đang được nhiều khách hàng quan tâm. Để kiểm soát tốt hoạt động của xe, phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô đã ra đời cùng với những tính năng hiện đại.
Phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô là gì?
Trước khi khám phá những lợi ích và chức năng của phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô thì các bạn cần nắm được định nghĩa cơ bản về phần mềm này. Bạn có thể hiểu đơn giản đây là một loại phần mềm được tạo ra có chức năng giúp người quản lý định vị xe, hoạt động di chuyển, nhiên liệu xe tiêu tốn,…
Mục đích cuối cùng là nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hiệu suất cao hơn. Từ đó, người quản lý sẽ kiểm soát, giám sát và phân phối xe đơn giản và dễ dàng hơn.
Có thể khẳng định phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô bao gồm những dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp cho thuê xe từ khâu quản lý cho thuê xe, sửa chữa dịch vụ, quản lý bảo hiểm, quản lý nợ và lãi suất vay ngân hàng theo xe…một cách chính xác và tiện lợi.
Đặc biệt, khi công ty bạn sử dụng phần mềm thì chúng sẽ có vai trò quản lý và nhắc nhở việc hết hạn phí đường bộ, bảo hiểm, …cho xe đúng thời gian quy định một cách tự động và kịp thời. Việc này tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh được sai sót và mất tiền đóng tiền phạt cho các cơ quan nhà nước.
Phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô hiện nay thực hiện một số chức năng chính như sau:
- Quản lý thuê xe theo hình thức hoạt động: Xe thương Quyền, xe khách lẻ thuê, xe cho khách thuê theo tháng. Khi quản lý vấn đề này thì bạn cần xây dựng bảng quản lý có thêm 3 cột: ” Thời hạn kiểm định” ; ” Thời hạn đóng phí đường bộ” ; “thời hạn cavet xe”, Giá trị xe mua ban đẩu (số tiền của công ty + số tiền vay ngân hàng). Đối với các cột về thời hạn có chức năng cảnh báo trước 15 ngày khi đến hạn quy định.
- Chức năng ngân hàng: Quản lý số tiền vay ngân hàng theo từng xe cụ thể bao gồm:
- Thông tin ngân hàng (tên đơn vị, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại, ..)
- Tổng số tiền vay, ngày vay, thời hạn vay theo tháng, số tiền gốc trả từng tháng, ngày thanh toán thực tế)
- Hàng tháng cho phép bạn nhập số tiền thanh toán với ngân hàng (Số tiền phải trả do ngân hàng gửi về, số tiền gốc cố định hàng tháng, số tiền lãi thay đổi).
- Cho phép người quản lý tổng nợ theo từng ngân hàng, tổng nợ theo từng xe, chi phí lãi vay từng xe.
- Chức năng bảo hiểm của phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô bao gồm:
- Thông tin công ty bảo hiểm (tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, ..)
- Phí bảo hiểm (bảo hiểm vật chất, tai nạn dân sự, NNTX ), ngày hiệu lực, ngày hết hạn, và thời điểm thanh toán chi tiết theo từng xe (thông thường bảo hiểm sẽ cho thời hạn thanh toán 1 tuần)
- Cho phép bạn nhập số tiền thanh toán với công ty bảo hiểm, ngày thanh toán thực tế
- Cho phép bạn tổng hợp chi phí mua bảo hiểm theo từng xe, theo từng năm, Theo từng đơn vị bảo hiểm; tổng hợp chi phí bảo hiểm đã thanh toán cho việc sửa chữa các xe của cty
- Chức năng bảo dưỡng, sửa chữa xe ở phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô gồm:
- Cho phép khai báo nhà cung cấp vật tư, địa chỉ, người liên lạc, điện thoại liên lạc, chi tiết các loại vật tư của từng nhà cung cấp.
- Phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô Quản lý các thông tin: Ngày bảo dưỡng, sửa chữa, diễn giải nội dung chi tiết sửa chữa (các nội dung này đã được cố định sẵn trong khai báo, nếu có chi tiết nào mới thì sẽ vào khai báo trước), số tiền, ngày thanh toán, hình thức thanh toán (do công ty chi trả hay do bên bảo hiểm chi trả).
Nhờ có các chức năng chính trên đây mà phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô trở thành một phần không thể thiếu của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này.
>> Xem thêm: Top 10 Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Cho Doanh Nghiệp
Những lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý
Không chỉ có chức năng quan trọng mà khi tìm hiểu về phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô hiện nay thì các bạn đừng quên tham khảo một số lợi ích tuyệt vời từ việc sử dụng phần mềm quản lý thông minh này:
Quản lý chính xác hoạt động ra vào của xe
Nếu không có phần mềm quản lý này thì người quản lý, người cho thuê sẽ rất khó để quản lý chính xác hoạt động ra vào của xe. Thời gian, vị trí, khoảng cách… mà xe hoạt động không thể được thống kê một cách chi tiết và cụ thể trên bất kỳ công cụ nào khác phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô.
Chỉ cần căn cứ vào các số liệu đã được thể hiện trên phần mềm quản lý thì chúng ta có thể biết được xe vào công ty mấy giờ, ra lúc mấy giờ, một ngày ra vào mấy lần và khoảng cách vị trí giữa các lần ra sao.
Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian để thống kê, liệt kê một cách thủ công. Lái xe không cần nhớ lại những hoạt động trên xe trong một ngảy rất bất tiện và thiếu chuyên nghiệp.
Quản lý doanh số hoạt động kinh doanh của công ty
Nhờ có phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô hiện đại và chính xác mà công ty quản lý doanh số hoạt động kinh doanh hiệu quả. Không cần phải sử dụng quá nhiều báo cáo hay nhân viên phải thống kê thủ công mà chỉ cần chọn thống kê, báo cáo trên phần mềm thì tự động các số liệu sẽ được công bố chi tiết.
Nhờ vậy, công ty đánh giá chính xác năng lực, hiệu suất công việc của từng nhân viên.
Đồng thời qua đó nắm bắt tình hình hoạt động, phát triển, doanh thu, lợi nhuận cho thuê xe ô tô của doanh nghiệp qua từng tháng, từng quý chính xác nhất.
Từ đó, ban lãnh đạo công ty sẽ có những kế hoạch, phương án điều chỉnh phát triển năng suất hoạt động sao cho đưa doanh nghiệp đi lên. Bởi vì khi đó, dịch vụ của công ty bạn sẽ được hoàn thiện để cạnh tranh tốt với các đối thủ trên thị trường cho thuê xe ô tô.
Quản lý nhân viên tốt hơn
Không chỉ có chức quản lý và giám sát hoạt động của xe mà phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô còn được ứng dụng để quản lý nhân viên tốt hơn. Chỉ cần nhìn vào báo cáo trên phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ đánh giá được mức độ hoàn thành công việc cụ thể ở từng nhân viên ra sao.
Bên cạnh đó, các số liệu còn chỉ ra nhân viên nào có những hiệu suất công việc cao để ban lãnh đạo ra quyết định khen thưởng, động viên kịp thời. Đây có thể xem là công cụ hữu ích để quản lý và sử dụng nhân viên chính xác ở từng vị trí công việc nhằm đảm bảo đạt năng suất làm việc cao nhất. Nhờ có phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô mà doanh nghiệp giữ chân nhân viên giỏi và trung thành.
Phân phối xe cũng như điều phối tính trạng xe một cách hợp lý
Thêm một lợi ích mà các phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô mang đến cho doanh nghiệp của mình chính là phần mềm này góp phần phân phối xe cũng như điều phối tính trạng xe một cách hợp lý.
Chỉ cần nhìn vào bảng thống kê trên phần mềm quản lý thì lãnh đạo sẽ biết được điều chỉnh xe sao cho hợp lý. Xe nào đang thiếu, xe nào đang quá tải, loại xe nào đang được khách hàng ưa chuộng và loại xe nào đang dần mất thị trường để điều chỉnh và thay đổi kịp thời, nhằm đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cho toàn bộ doanh nghiệp trong thời gian tới.
Tối ưu hóa chi phí hoạt động
Mục tiêu cuối cùng mà các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô này hướng đến chính là tối ưu hóa chi phí hoạt động một cách tối đa. Tức là tăng tối đa mức thu và hạn chế tối đa mức chi không cần thiết.
Khi sử dụng phần mềm hiện đại và thông minh này thì các doanh nghiệp sẽ biết cách tối ưu hóa chi phí bằng cách sử dụng nhân viên đúng vị trí, tăng sự chính xác trong hoạt động, thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời đảm bảo doanh thu ổn định và có chiều hướng đi lên.
Nhờ có phần mềm này mà người quản lý nắm được tình hình hoạt động một cách cụ thể, chi tiết và chính xác. Từ đó, họ có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Tăng năng xuất hiệu quả kinh doanh
Lợi ích cuối cùng mà khi sử dụng phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô các doanh nghiệp nhận thấy chính là năng suất hiệu quả kinh doanh tăng lên một cách đáng kể. Điều này có được từ việc quản lý nhân viên tốt, tối ưu hóa chi phí đúng cách, phân phối xe hiệu quả….
Tất cả những kết quả trên sẽ mang đến kết quả cuối cùng chính là hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho thuê xe đạt chất lượng cao hơn. Từ đó, việc cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường được đảm bảo tốt hơn, tạo vị thế vững chắc cho doanh nghiệp trên thị trường đầy khốc liệt hiện nay. Kết quả là doanh thu ổn định, doanh số tăng dần và đảm bảo lợi nhuận từng tháng, từng quý và trong thời gian dài.
Những yếu tố cần có của một phần mềm quản lý cho thuê xe
Sau khi đã nắm được định nghĩa, lợi ích thì các bạn cần hiểu thêm về những yếu tố cần có ở một phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô chuyên nghiệp. Cụ thể như sau:
Quản lý và kiểm soát xe ra vào
Phần mềm quản lý này cần có chức năng quản lý và kiểm soát xe ra vào chính xác. Tất cả nhờ vào tính năng định vị GPS thông minh. Tính năng này sẽ giúp quản lý trực tiếp theo dõi được hành trình di chuyển của xe, định vị được vị trí của xe chính xác nhất.
Cụ thể, bạn sẽ biết được hành trình của xe thông qua các hoạt động bao gồm:
- Quản lý và kiểm soát xe ra vào
- Quản lý, kiểm soát xe ra vào kho bãi.
Tất cả các số liệu trên phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô về thời gian, địa điểm, ….đều thể hiện để quản lý nắm được tình hình và đánh giá được mức độ hoạt động của xe.
Quản lý bãi đỗ xe
Ngoài chức năng giám sát hoạt động khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm này còn có yêu cầu cần tích hợp chức năng quản lý bãi đỗ xe. Cụ thể, phần mềm quản lý bãi đỗ xe này sẽ có nhiệm vụ giúp quản lý chi tiết từng xe, quản lý phí theo ngày, theo tháng.
Đồng thời, người quản lý sẽ thống kê chính xác được lượng xe có trong bãi đỗ xe hiện có ở công ty mà không cần làm theo cách thủ công như trước đây vừa mất thời gian lại không đảm bảo độ chính xác.
Quản lý các đơn hàng, thuê xe, trả xe
Yếu tố tạo thành một phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô chuyên nghiệp mà các doanh nghiệp đang ứng dụng hiện nay đó là yêu cầu quản lý được các đơn hàng, thuê xe, trả xe một cách chi tiết. Các phần mềm hiện nay cần phải tích hợp thêm yếu tố này để đảm bảo người quản lý nắm được chính xác tình hình hoạt động cụ thể trong ngày của công ty. Việc này chỉ có ở trên phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô hiện đại, hỗ trợ con người quản lý thông minh và hiệu quả hơn.
- Dưới đây là nhiệm vụ cụ thể của phần mềm trong lĩnh vực này bao gồm:
- Hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý đơn đặt xe, thuê xe, lịch bảo dưỡng
- Tiến hành tiếp nhận thông tin khách hàng muốn đặt, thuê xe ngay lập tức.
- Tiến hành nhanh chóng gọn lẹ các thủ tục giúp khách hàng đặt, thuê xe. Tiến hành thu tiền cọc (nếu có)
- Hỗ trợ in, xuất phiếu xác nhận đơn đặt, thuê xe cho khách hàng chuyên nghiệp.
- Thực hiện việc chuyển thông tin của đơn sang bộ phận quản lý, điều hành xe ngay lập tức.
Với những chức năng chính trên đây có thể nhận thấy phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô có thêm yếu tố quản lý đơn hàng, trả xe và thuê xe mang lại nhiều thuận lợi cho người quản lý.
Quản lý điều hành xe
Bên cạnh đó, phần mềm còn yêu cầu tích hợp thêm chức năng quản lý điều hành xe một cách thông minh. Dưới đây là một số công việc quản lý điều hành xe mà phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô cần tích hợp được.
- Trực tiếp tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận đặt, thuê xe của doanh nghiệp.
- Thực hiện, điều hành xe theo nhu cầu của khách hàng ngay lập tức.
- Luôn cập nhật dữ liệu trên hệ thống kịp thời và đầy đủ nhất.
- Quản lý bảo trì xe theo đúng thời gian quy định.
Lên lịch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cho xe
Khi sử dụng phần mềm quản lý này thì người cho thuê và người thuê đều không cần phải ghi nhớ quá nhiều về hoạt động của xe. Thay vì phải nhớ lịch kiểm tra bảo dưỡng định kỳ cho xe ô tô thì bạn chỉ cần chờ phần mềm nhắc nhở. Tất cả các nội dung trên đều đã được lập trình thiết kế sẵn. Đúng thời gian quy định thì phần mềm sẽ tự động cập nhật và thông báo đến người dùng. Đây là sự tiện lợi phù hợp nhất dành cho người dùng bận rộn và hiện đại ngày nay.
Dưới đây là một số tính năng có trên ột phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô chuyên nghiệp nhằm phục vụ mục đích này:
- Tiến hành thiết lập thời gian phù hợp để đi bảo trì xe ô tô chính xác.
- Hỗ trợ một hệ thống cảnh báo, nhắc nhở người dùng khi đến hạn bảo dưỡng đúng quy định.
- Phân loại rõ ràng các loại bảo dưỡng: Thay dầu, bảo dưỡng bánh, …
- Tiến hành báo cáo, thống kê các xe đi bảo trì đúng thời gian quy định.
Quản lý chi phí
Nhờ việc sử dụng các phần mềm quản lý mà bạn có thể tiết kiệm tối đa chi phí cho việc sử dụng nhân viên và quản lý thu chi. Theo đó, khi sử dụng phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô thì bạn sẽ quản lý nhân viên tốt hơn. Mọi công việc của nhân viên tại doanh nghiệp đều được kiểm soát thống kê trên phần mềm.
Tham khảo thêm bài viết: top 5 phần mềm quản lý dự án tốt nhất
Chỉ cần nhấn chuột, quản lý sẽ biết được chính xác nhân viên nào làm việc không đủ hiệu suất và chất lượng. Điều này tránh tối đa việc lãng phí nguồn nhân lực. Đó cũng chính là nguyên nhân hạn chế lãng phí chi phí, nhân lực.
Bên cạnh đó, khi đã quản lý được nhân viên thì sẽ quản lý được khách hàng. Chưa hết, ở phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô còn thể hiện chính xác doanh thu, lợi nhuận cụ thể.
Nhờ đó mà ban lãnh đạo của công ty sẽ có những điều chỉnh sao cho phù hợp nhất để nâng cao doanh thu, lợi nhuận giúp doanh nghiệp có vị thế vững chắc hơn trước các đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề kinh doanh.
Chi phí này được áp dụng quản lý tính lương cho lái xe, quản lý phê duyệt cho lái xe nghỉ phép hay không và báo cáo, thống kê danh sách ngày đi làm, ngày nghỉ của lái xe…đều ảnh hưởng đến chi phí của doanh nghiệp trong thời gian dài.
Chăm sóc khách hàng
Yếu tố cuối cùng cần được xây dựng và tích hợp trên một phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô chuyên nghiệp chính là chăm sóc khách hàng kịp thời. Từ việc sử dụng phần mềm chất lượng cao thì có thể mang đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Phần mềm này sẽ có tính năng chăm sóc khách hàng bằng cách:
- Phần mềm cho phép gửi tin nhắn đến tài xế
- Phần mềm cho phép gửi tin nhắn xác nhận đến khách hàng
Từ đó, mọi phản ánh của khách hàng về tài xế và dịch vụ đều được chuyển đến lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cho thuê xe ô tô ngay lập tức. Việc này đảm bảo sự chính xác và khách quan. Và khi đó, doanh nghiệp sẽ phục vụ khách hàng kịp thời và nhanh chóng nhất.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô còn mang đến sự chuyên nghiệp và tiện dụng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty. Khi đó, khách hàng sẽ đánh giá cao chất lượng dịch vụ và sẽ giới thiệu thêm nhiều khách hàng tiềm năng đến công ty của bạn.
Nói chung, bài trên đây đã mang đến cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về phần mềm quản lý cho thuê xe ô tô hiện nay. Hy vọng bài viết của website phần mềm quản lý bất động sản chúng tôi đã giúp bạn hiểu thêm về khái niệm, vai trò, lợi ích và yếu tố cần có ở một phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trực tuyến hoặc trực tiếp tại:
- Địa Chỉ: Tầng 5, Tòa nhà 97 – 99 Láng Hạ, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
- HotLine: 086 909 2929
- Website: https://meeycrm.com/
- Email: contact@meeyland.com
