Hiện nay file Excel được sử dụng khá nhiều trong công tác quản lý cửa hàng. Sử dụng mẫu file excel quản lý bán hàng không chỉ giúp theo dõi thông tin khách hàng nhanh chóng mà còn giúp hoạt động quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về phương thức quản lý này qua bài viết dưới đây.
Hiểu rõ hơn về cách quản lý khách hàng bằng Excel
Excel không còn là công cụ xa lạ khi được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi, hỗ trợ đắc lực mọi mặt quản lý trong điều hành & tác nghiệp.
Quản lý khách hàng bằng Excel là hình thức sử dụng bảng tính để thu thập, tổng hợp, lưu trữ & theo dõi thông tin khách hàng (bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…). Bạn có thể phân loại & quản lý dữ liệu trong cùng một file hoặc nhiều file tùy theo đặc điểm & nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Sử dụng Excel để quản lý thông tin khách hàng giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát được lượng khách hàng theo ngày, quý, năm. Cơ sở để phân tích, định hướng & xây dựng chiến lược marketing thu hút khách hàng tiềm năng cũng như kế hoạch chăm sóc nhằm mở rộng tệp khách hàng trung thành.
Lợi ích khi quản lý khách hàng bằng Excel
Kể từ khi ra mắt, bảng Excel sở hữu những ưu điểm vượt trội vượt xa phương pháp ghi chép & lưu trữ sổ sách truyền thống.
Tất cả đều miễn phí
Bạn có thể thoải mái sử dụng công cụ Microsoft Excel mà không phải trả bất kỳ khoản phí khởi tạo hay phí thường niên nào vì nó được cài đặt sẵn trên mọi thiết bị PC, Laptop. Đây là lý do tại sao, ngay cả khi các doanh nghiệp đã đầu tư vào phần mềm công nghệ để số hóa dữ liệu khách hàng, Excel vẫn rất phổ biến và là một công cụ bổ trợ hữu ích.
Dễ sử dụng, tiện lợi
Nếu chỉ dừng lại ở quản lý dữ liệu cơ bản, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng Excel hiệu quả mà không gặp khó khăn gì. Tuy nhiên, để đáp ứng được nhu cầu tính doanh thu, bạn cần có kiến thức tin học văn phòng khá vững vì các hàm trong Excel rất khó hiểu, chỉ cần một sai sót nhỏ khi cài đặt hàm là có thể dẫn đến sai sót hoàn toàn trong kết quả tính toán.
Lưu trữ dữ liệu không giới hạn
Excel cho phép bạn quản lý thông tin trong 1 sheet, nhiều sheet hoặc file excel riêng lẻ. Việc hiển thị thông tin chi tiết theo từng cột giúp tối ưu hóa thời gian tổng hợp, tính toán số liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua hàng của khách hàng. Điểm mạnh của Excel là khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, kết nối với Drive cho phép bạn làm việc offline và online tùy nhu cầu.
>>> Có thể bạn quan tâm: CRM khách ngành hàng bất động sản
Bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng
Chỉ cần chọn lệnh “tìm kiếm”, gõ chính xác thông tin cần tìm, Excel sẽ tự động kiểm tra dữ liệu liên quan và trả về kết quả nhanh chóng. Tiết kiệm nhiều thời gian, tăng độ chính xác so với việc tìm kiếm thông tin khách hàng theo phương thức ghi chép và lưu trữ sổ sách giấy tờ.
Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng đơn giản hiệu quả bằng excel
File quản lý khách hàng trên Excel được thiết kế linh hoạt tùy theo nhu cầu & đặc điểm của từng doanh nghiệp. Dưới đây Meey CRM sẽ đưa ra những thông tin cơ bản, lưu ý khi tạo file Excel cũng như một số mẫu thông dụng để doanh nghiệp tham khảo.
Thông tin cần có trong file excel để quản lý khách hàng bằng Excel
Về cơ bản, một file quản lý khách hàng bằng Excel cần cung cấp các thông tin cơ bản về:
- Họ và tên khách hàng
- Ngày sinh của khách hàng
- Mã khách hàng (Nếu có)
- Số điện thoại của khách hàng
- Địa chỉ
- Lịch sử giao dịch
Ngoài quản lý khách hàng, bạn còn có thể sử dụng bảng tính Excel để quản lý hàng hóa, công nợ; quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn kho; Quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.
Một số lưu ý quan trọng
Như đã chia sẻ ở trên, Excel sở hữu hệ thống hàm đa dạng giúp đơn giản hóa việc tính toán doanh thu, công nợ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả tính toán chính xác tuyệt đối, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Điền chính xác thông tin vào từng cột
- Nắm rõ đặc điểm & cách làm việc của các hàm tính toán vì chỉ cần sai một dấu chấm, phẩy là có thể sai cả bài.
- Excel là phiên bản offline nên bạn không thể xem lại lịch sử truy cập & chỉnh sửa cũng như không thể khôi phục dữ liệu đã mất.
- Excel chỉ dùng được trên máy tính, nếu muốn dùng trên điện thoại thì cần kết nối với Drive
- Excel sẽ bị chậm nếu mở tệp quá nặng, vì vậy cần phải chia dữ liệu thành các tệp khác nhau.
Gợi ý file mẫu quản lý khách hàng bằng Excel
Dưới đây là mẫu file Excel do FastWork thiết kế đảm bảo đầy đủ các trường thông tin cơ bản cần thiết để quản lý khách hàng hiệu quả. Bạn có thể tải miễn phí & linh hoạt thêm/bớt các cột thông tin sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Download file mẫu quản lý khách hàng bằng Excel TẠI ĐÂY
6 bước sử dụng file excel quản lý khách hàng hiệu quả
Tải xuống mẫu tệp quản lý khách hàng bằng Excel
Đầu tiên bạn có thể tải file Excel Quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp nhất tại đây:
Sau khi tải xuống hoàn tất, bạn có thể mở tệp Excel và bắt đầu thao tác và cài đặt trên tệp.
Vào “Cài đặt” và thiết lập danh mục cho các trường như “Phân loại khách hàng” hoặc “Giai đoạn cơ hội”
Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các giai đoạn của quy trình bán hàng hay phân loại cơ hội, trạng thái cơ hội một cách dễ dàng trong phần “Cài đặt”.
Trong mẫu quản lý khách hàng bằng Excel của chúng tôi có các giai đoạn chính như:
- Tìm kiếm khách hàng
- khách hàng truy cập
- Bản giới thiệu sản phẩm
- Thương lượng
- gửi hợp đồng
- Chăm sóc khách hàng sau mua hàng
Ngoài ra chúng ta cũng đã thiết lập 3 trạng thái cơ hội trong file Excel để quản lý khách hàng như sau:
- trạng thái chiến thắng
- Trạng thái thua cuộc
- Tình trạng đang thương lượng
Cập nhật thông tin cá nhân của khách hàng tại mục “Khách hàng”
Bạn có thể cập nhật các thông tin cá nhân của khách hàng tại mục “Khách hàng” như:
- Tên khách hàng
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Chức vụ
Cập nhật thông tin chi tiết về công ty của khách hàng tại mục “Liên hệ”
Bạn có thể tùy chỉnh các thông tin chi tiết về công ty của khách hàng tại mục “Liên hệ” như:
- Tên khách hàng
- Số điện thoại công ty
- Email công ty
- Tên công ty
- Địa chỉ công ty
>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý khách hàng
Vào phần “Cơ hội” và bắt đầu điền thông tin khách hàng tiềm năng
Ở bước này, bạn có thể xóa các thông tin đã thiết lập sẵn và điền các thông tin về khách hàng của mình.
Với phần cơ hội, bạn có thể điền vào các trường như:
- Tên khách hàng
- Thông tin cá nhân
- Phân loại cơ hội
- Tên công ty của khách hàng
- Thời gian cơ hội
- Giá trị cơ hội
- Ngày kết thúc dự kiến
- Trạng thái
- Tỉ lệ chiến thắng
- Lý do thua cuộc
Bạn hoàn toàn có thể thêm bớt thông tin bằng cách thêm hàng/cột trong sheet “Cơ hội”.
Vào phần “Tổng quan” để nắm bắt hiệu quả của từng giai đoạn bán hàng cũng như tổng doanh thu theo sản phẩm
Người quản lý có thể nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các biểu đồ báo cáo trực quan như số lượng cơ hội theo từng giai đoạn, giá trị cơ hội, doanh thu, số lượng khách hàng, v.v.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng mẫu file excel để quản lý khách hàng
Với chi phí thấp cùng các chức năng logic và khoa học, Excel đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý quan hệ khách hàng. Một số lợi ích nổi bật của Excel có thể kể đến như:
- Miễn phí: Phần mềm Excel miễn phí nên doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư và sử dụng
- Quản lý thông tin khách hàng tập trung: Trên excel, thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung, dễ dàng theo dõi và tính toán
- Các hàm logic, khoa học: Nhờ các hàm excel mà doanh nghiệp có thể phân loại khách hàng, thực hiện tính toán giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Như vậy, so với cách quản lý khách hàng truyền thống trên giấy tờ thì quản lý khách hàng bằng excel tốt hơn, trực quan hơn rất nhiều, đồng thời cũng tin cậy và chính xác cao.
Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng cũng như khi mở rộng quy mô, doanh nghiệp sẽ nhận thấy ngay những bất cập mà file quản lý khách hàng bằng excel mang lại. Một số nhược điểm của việc sử dụng Excel để quản lý quan hệ khách hàng bao gồm:
- Thuật toán phức tạp: Excel có rất nhiều hàm và thuật toán phức tạp mà không phải ai cũng biết. Do đó dẫn đến tình trạng phụ thuộc vào một số cá nhân, nếu chẳng may xóa chức năng thì sẽ không thể tiếp tục sử dụng được hoặc thậm chí bị hỏng toàn bộ file excel quản lý khách hàng.
- Nhập sai: Quá trình nhập liệu của người dùng thường gặp phải các lỗi như lỗi độ rộng, lỗi đánh số hay lỗi tham chiếu ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tính toán. Ảnh hưởng gián tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Dung lượng hạn chế: Quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng đồng nghĩa với kho thông tin khách hàng ngày càng đồ sộ. Nếu không chia nhỏ thông tin khách hàng thành nhiều file khác nhau thì file excel sẽ rất nặng, mở file sẽ mất thời gian và máy cấu hình cao.
- Chưa đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban: Do file excel quản lý khách hàng chỉ sử dụng được trên máy tính nên nhân viên kinh doanh phải mất nhiều thời gian và công sức để kiểm tra chéo thông tin. Điều này trực tiếp dẫn đến việc tư vấn cho khách hàng bị chậm trễ.
- Dễ bị thất lạc, đánh cắp: Mặc dù người dùng có thể tạo mật khẩu cho từng file excel quản lý khách hàng nhưng thực tế rất dễ bị phá lớp mật khẩu đó. Hơn nữa trên excel không có tính năng ghi nhớ lịch sử nên không truy ra được người dùng khi có sự cố.
Quản lý khách hàng bằng Excel đã hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng. Liên hệ ngay với Meey CRM nếu bạn đọc đang tìm kiếm một công cụ hữu hiệu giúp “nâng cấp” quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp!
Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tại:
- Địa Chỉ: Tầng 5, Tòa nhà 97 – 99 Láng Hạ, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
- SĐT: 0869092929
- Website: https://meeycrm.com/
- Email: contact@meeyland.com
